Hinweise und Grundsätze zur Datenverarbeitung für Kunden 

Du bist über einen Link auf diese Seite gekommen, weil Du Dich über unseren Umgang mit (Deinen) personenbezogenen Daten informieren möchtest. Um die Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Dir nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar: 

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen 

Verantwortliche für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Deiner personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist: 

Firmenname: Mediation In Business 

Anschrift: Eduard-Schmid-Straße 2, 81541 München 

Telefon: +49 89 6242 2426  

E-Mail: RegineLang(at)MediationInBusiness.de

Inhaberin: Regine Lang M.A. 

Weitere Informationen findest Du im Impressum Internetseite

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung 

Wenn Du uns kontaktierst und beauftragst, erheben wir folgende Informationen: 

  • Bestandsdaten (z.B. Vorname, Nachname, Anschrift) 
  • Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)). 
  • Abrechnungsdaten (z.B. Bankverbindung) 
  • Berufliche Informationen (ausgeübter Beruf, Arbeitgeber, Position) 
  • Kommunikationshistorie (E-Mail-Korrespondenz, Telefonkontakte) 
  • Inhaltsdaten (sonstige Daten, die von Dir an uns übermittelt wurden, Gesprächsdaten und Aufzeichnungen im Rahmen von online Calls, Telefonkonferenzen, Gruppencoachings und Trainings; zur Durchführung von Calls, Telefonkonferenzen, Gruppencoachings und Trainings verwenden wir entweder „Microsoft Teams“ oder „Zoom“). 

Die Erhebung dieser Daten erfolgt, 

  • um Dich als unsere Kundin/unseren Kunden identifizieren zu können; 
  • um Dich angemessen beraten, ein Coaching oder einen Workshop durchführen und damit Deinen Auftrag bearbeiten zu können; 
  • zur Korrespondenz mit Dir; 
  • zur Rechnungsstellung; 
  • zur Abwicklung sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche. 

3. Verarbeitung der Daten  

Im Hinblick auf unseren Geschäftskontakt werden Deine personenbezogenen Daten von uns in Office 365 verarbeitet.

3.1 Verarbeitung der Daten im Rahmen von E-Mails über Office 365 

Zur Verarbeitung Deiner Kontaktdaten und für das Management von Kontaktdaten und Kommunikation setzen wir den Dienst „O365“ ein. Dienstanbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, ​Redmond, WA 98052​ (Microsoft Corporation).

Deine E-Mails laufen über Office 365. Wir speichern unsere Daten über Microsoft Cloud-Speicher-Dienste. Der Dienstanbieter wird Deine Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen. Deren Datenschutzerklärung findest Du unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement, Sicherheitshinweise unter https://www.microsoft.com/de-de/trustcenter.

Unser Admin hat die Möglichkeit genutzt, die Speicherung der Daten einzelnen geographischen Rechtsbereichen zuzuordnen. Die Exchange Daten, die SharePoint Daten und die MS Teams Daten werden in Deutschland gespeichert.

3.2 Verarbeitung der Daten im Rahmen der Website Mediation In Business

Die Webseite Mediation In Business wird derzeit noch über den Dienst „Strato“ gehostet. Dienstanbieter ist die STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin (www.strato.de). Hierbei kann es zur Speicherung bzw. Verarbeitung von Informationen kommen, z.B. Deiner IP-Adresse. V.A. bei Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Webseiten Zugriffen und sonstige Aktionen und Daten, die über eine Website generiert werden.  

Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).  

Unser Hoster wird Deine Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen. Die Datenschutzbestimmungen des Dienstleisters kannst Du hier einsehen: https://www.strato.de/datenschutz/.  

Um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten, haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung mit unserem Hoster geschlossen. 

4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung 

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Deine Aktion bzw. Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.  b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Auftrags und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem sich anbahnenden oder geschlossenen Vertrag erforderlich; oder aber es greift Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.  b DSGVO und die Daten werden aufgrund eines berechtigten Interessen des Verantwortlichen verarbeitet. 

Calls, Telefonkonferenzen, Gruppencoachings und Trainings sowie deren Aufzeichnungen über „Microsoft Teams“ oder „Zoom“ erfolgen nur, wenn Du eingewilligt hast. Hierfür stellen wir Dir jeweils anlassbezogen gesonderte Hinweise zur Datenverarbeitung für Microsoft Teams und für Zoom zur Verfügung. 

Letztlich kommt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) und zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) in Betracht. Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, hast Du als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen. 

5. Dauer der Speicherung der Daten 

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. 

Die für die Geschäftsverbindung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel  6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund einer gesetzlichen Regelung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Du in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt hast. 

Grundsätzlich nehmen wir alle zwei Jahre eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung. 

Selbstverständlich kannst Du jederzeit Auskunft über die bei uns zu Deiner Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. 

6. Ort der Verarbeitung der Daten 

Im Hinblick auf den Geschäftskontakt, werden Deine personenbezogenen Daten von uns primär wie in 3. beschrieben, in unserem E-Mail Anbieter Office 365 sowie im Newslettertool Active Campaign verarbeitet. Diese Verarbeitung findet entsprechend der dort beschriebenen Regeln teils außerhalb der Europäischen Union, aber mit Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus statt. 

Wenn Du an Calls, Telefonkonferenzen, Gruppencoachings oder Trainings über „Microsoft Teams“ oder „Zoom“ teilnimmst, werden ebenfalls Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Einzelheiten finden Du in den gesonderten Hinweisen zur Datenverarbeitung für Microsoft Teams“ und für Zoom

Informationen zu weiteren Verarbeitungsvorgängen und genutzter Software bzgl. Deiner personenbezogenen Daten, findest Du in der Datenschutzerklärung auf unserer Webseite.

7. Weitergabe von Daten an Dritte 

Eine Weitergabe Deiner personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Dir erforderlich ist, diese Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zulässig ist, und wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Du insoweit eine Einwilligung erteilt hast. 

Eine Weitergabe von TeilnehmerInnen Namen und deren Funktion erfolgt z.B. in den Fällen an die jeweilige Geschäftsführung von Unternehmen, in denen die TeilnehmerInnen beschäftigt sind (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) bzw. an Kooperationspartner, die bei der Durchführung von Coaching- oder Trainingsprogrammen beteiligt sind. 

8. Betroffenenrechte 

Du hast das Recht: 

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Deine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen; 
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Deine von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere kannst Du Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Deine Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Deiner Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen; 
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen; 
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist; 
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Dir bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Du jedoch deren Löschung ablehnst und wir die Daten nicht mehr benötigen, Du jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst oder Du gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hast;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Deine personenbezogenen Daten, die Du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und 
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel kannst Du Dich hierfür an die zuständige Aufsichtsbehörde Deines üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden. 

9. Widerspruchsrecht 

Sofern Deine personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigtem Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, hast Du das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben. Möchtest Du von Deinem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an unsere oben angegebene Mailadresse. 

10. Änderung dieser Datenschutzhinweise 

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung findest Du stets auf unserer Internetseite https://mediationinbusiness.de/datenschutzhinweise/.

Stand der Datenschutzhinweise: Juli 2021.